Der Personalbedarf in Betrieben wird oft anhand starrer Tabellen ermittelt, die beispielsweise auf der Grundlage des zu erwartenden Umsatzes die erforderliche Mitarbeiterzahl festlegen. In der Praxis entspricht dies jedoch in den meisten Fällen nicht der Realität. In MeinDienstplan kann der Personalbedarf daher ab sofort auch über dynamische Tabellen ermittelt werden. Dies geschieht mittels „Variable Labor Hours“ oder kurz VLH. Mit VLH können für bestimmte Wochentage und Tageszeiten unterschiedliche Vorgaben für den Personalbedarf festgelegt werden. So kann beispielsweise der jeweils passende Bedarf für das Frühstücks-, Mittags- und Abendgeschäft festgelegt werden, wobei durch Auswahl der jeweiligen Wochentage zwischen Werktag und Wochenende unterschieden werden kann. Die Zeiträume können vom Benutzer frei festgelegt werden; der Benutzer entscheidet also selbst, wie detailliert die Bedarfsplanung sein soll. Einzige Vorgabe: Die gesamte Arbeitswoche des Betriebs sollte abgedeckt sein, wobei sich die Zeiträume nicht überschneiden dürfen.
Für jeden Zeitraum können nun eigene Bedarfstabellen erstellt werden, die anhand der Standardkennzahl festlegen, wie viele Mitarbeiter an welchen Positionen benötigt werden. Der Bedarf wird anhand dieser Tabellen pro Zeitintervall von 15 Minuten berechnet, wobei je nach Zeitraum die richtige Tabelle zur Bedarfsermittlung verwendet wird.
Ein einfaches Beispiel:
Für das Zeitintervall „Frühstück“ von 05:00 bis 10:00 Uhr sind laut VLH-Tabelle bei einem viertelstündlichen Umsatz von 100 € zwei Mitarbeiter vorgesehen. Für den Zeitraum „Mittag“ von 10:00 bis 14:00 Uhr sollen laut VLH-Tabelle bei einem Umsatz von 100 € drei Mitarbeiter anwesend sein. Wird nun beispielsweise für 08:15 bis 08:30 Uhr ein Umsatz von 107 € prognostiziert, ergibt dies einen Bedarf von zwei Mitarbeitern. Wird der gleiche Umsatz jedoch beispielsweise für 10:45–11:00 Uhr geplant, so wird die Tabelle für „Mittag“ angewendet, sodass laut Vorgabe drei Mitarbeiter eingeplant werden sollten.
Je nachdem, welche Kennzahlen für Ihren Betrieb vorliegen, kann diese dynamische Bedarfsplanung optional noch durch die Einbeziehung einer zweiten Kennzahl verfeinert werden. Als Beispiel nehmen wir hier die Anzahl der bestellten Produkte pro Bestellung. Zunächst wird für die zweite Kennzahl ein Basiswert definiert. Anhand des tatsächlichen Werts der zweiten Kennzahl passen sich die festgelegten Grenzen der VLH-Tabellen automatisch dynamisch an.
Schauen wir uns das auch anhand eines einfachen Beispiels an:
Für die Kennzahl „Gäste“ wurde eine VLH-Tabelle angelegt, die vorsieht, dass ab 10 Gästen ein Mitarbeiter benötigt wird und ab 20 Gästen zwei Mitarbeiter eingeteilt werden sollen. Zusätzlich wird die Bedarfsermittlung von einer zweiten Kennzahl abhängig gemacht, konkret von „Items/Order“ mit einem Basiswert von 5.
Wir gehen nun von einer Prognose von 10 Gästen und 10 Artikeln pro Bestellung aus. Würden die Artikel pro Bestellung nicht als zweite Kennzahl dynamisch berücksichtigt, ergäbe sich ein Personalbedarf von nur einem Mitarbeiter. Da diese Grenze jedoch für eine Basis von 5 Artikeln pro Bestellung gilt, bei einer Prognose von 10 Artikeln pro Bestellung jedoch, wird die Grenze dynamisch angepasst:
- Grenzwert gemäß VLH-Tabelle * (Basiswert / tatsächlicher Wert)
Die VLH-Tabelle ermittelt somit unter Berücksichtigung der Items/Order die neuen Grenzen für den tatsächlichen Personalbedarf wie folgt: - Obergrenze für den ersten Mitarbeiter: 10 * (5 / 10) = 5 Gäste
- Grenze für den zweiten Mitarbeiter: 20 * (5 / 10) = 10 Gäste
Unter Berücksichtigung der zweiten Kennzahl „Artikel pro Bestellung“ sollten daher für die geplanten 10 Gäste 2 Mitarbeiter eingeplant werden, da mehr Artikel pro Bestellung prognostiziert werden, als im Basiswert festgelegt ist.
Kurz gesagt: Ist der prognostizierte Wert der zweiten Kennzahl größer als der festgelegte Basiswert, verringern sich die Grenzen der VLH-Tabellen. Umgekehrt erhöhen sich die Grenzen, wenn der prognostizierte Wert kleiner ist als der festgelegte Basiswert; es werden also erst später mehr Mitarbeiter eingeplant.
Wer diese Flexibilität noch nicht ausreicht, kann optional VLH-Einheiten anlegen. Diese ermöglichen eine Gewichtung der einzelnen Positionen, mit der die Kennzahl, für die die VLH-Planung erstellt wird, prozentual zum gemessenen/geplanten Wert in andere Einheiten umgerechnet wird.
Auch hierfür noch ein Beispiel zum Schluss:
Für die Position „Service“ wird eine Umrechnung von 50 % in die VLH-Einheit „Bestellungen“ angelegt. Wenn die VLH für die Kennzahl „Gäste“ angelegt wurde, werden somit 50 % der Gäste in Bestellungen umgerechnet, und diese werden als Wert für die Ermittlung des Personalbedarfs gemäß der VLH-Tabelle für die Position „Service“ herangezogen.
Ist in der Servicetabelle beispielsweise festgelegt, dass ab 10 Bestellungen ein Mitarbeiter und ab 20 Bestellungen zwei Mitarbeiter eingeplant werden sollen, würde bei einer gemessenen/prognostizierten Zahl von 25 Gästen nur ein Mitarbeiter vorgesehen sein, da durch die hinterlegte Umrechnung in Bestellungen 50 % von 25 Gästen 12,5 Bestellungen entsprechen.
In den Grundeinstellungen kann sowohl die Planung mittels MEO als auch die Planung mittels VLH aktiviert bzw. deaktiviert werden. Wie bisher bereits bei der Bedarfsplanung mittels MEO möglich, kann im Schichtplan der Personalbedarf nun auch gemäß VLH angezeigt werden. Ist nur eine Variante der Bedarfsplanung aktiviert, wird der entsprechende Bedarf im Schichtplan durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche eingeblendet. Sind sowohl MEO als auch VLH aktiviert, kann über das Anzeige-Menü ausgewählt werden, welche Bedarfsplanung im Schichtplan angezeigt werden soll. Es ist somit möglich, während des Umstiegs von MEO auf VLH beide Varianten parallel zu nutzen.
Die Nutzung dynamischer VLH-Tabellen ermöglicht es den Nutzern, den Personalbedarf genauer an die tatsächlichen zeitlichen Gegebenheiten des Betriebs anzupassen. Dies ermöglicht eine genauere Bedarfsermittlung, um im Tagesgeschäft eine wichtige Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Betrieb und ein zufriedenes Team zu erfüllen: die richtige Anzahl an Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
